注文のたびに納品書を手作業で作っていませんか。件数が増えるほど負担になるこの作業は、実は自動化できます。この記事では、WooCommerceで納品書を発行する方法と、自動化の具体的な手順を解説します。
そもそも「納品書」とは?請求書・領収書との違い
ネットショップの運営で扱う書類には、納品書・請求書・領収書の3種類があり、それぞれ役割が異なります。
| 書類 | 役割 | 発行するタイミング |
|---|---|---|
| 納品書 | 「注文した商品を、確かにお届けしました」を示す書類 | 商品の発送時 |
| 請求書 | 「この金額をお支払いください」を示す書類 | 支払い前(後払い・法人取引など) |
| 領収書 | 「代金を確かに受け取りました」を示す証明書類 | 支払い完了後 |
インボイス制度における「適格請求書(インボイス)」は、納品書とは別に、登録番号や税率ごとの内訳など決まった記載要件があります。納品書をそのままインボイスとして扱うことはできないので、混同しないよう注意してください。
WooCommerceに納品書を自動作成する機能は標準搭載されている?
結論から言うと、WooCommerce本体には、納品書をPDFなどの形で自動生成する機能は搭載されていません。WooCommerceが管理画面上で確認できるのは注文情報(商品名・数量・金額・お届け先など)までで、これを正式な書類のフォーマットに整えて出力する機能は別途用意する必要があります。
WooCommerce標準機能だけでは、納品書の自動発行はできません。「手作業で都度作成する」か、「機能を追加して自動化する」かの二択になります。
納品書を自動作成する2つの方法
方法1. 都度手作業で作成する
Excel・Wordのテンプレートに注文内容を転記し、都度PDF化して送付・保管する方法です。
- メリット:追加費用がかからない
- デメリット:注文が増えるほど作業時間が膨らむ、転記ミスが起きやすい、担当者によって書式がばらつく
方法2. プラグインで自動化する
WooCommerceの注文データから、納品書を自動生成する機能を追加する方法です。注文が入るたびに、あらかじめ設定したフォーマットへ自動で情報が反映されます。
- メリット:転記作業・ミスがなくなる、書式が統一される、印刷やメール送信までまとめて行える製品もある
- デメリット:プラグインの導入・初期設定が必要
選ぶ際は、以下のような観点を確認しておくと失敗がありません。
- PDF保存・印刷・メール送信など、どこまで自動化されるか
- 納品書だけでなく、請求書・領収書もまとめて発行できるか
- ロゴや振込先など、自社情報を反映できるか
- インボイス制度に対応した表示ができるか
プラグインを使った納品書自動作成の具体例
実際にどのように自動化されるのか、当店で提供している「領収書・納品書・請求書自動作成 for WooCommerce」を例に紹介します。
設定は一度きりです。ロゴや社印、振込先などをあらかじめ登録しておけば、あとは注文が入るたびに、ボタン一つで正式な書類として納品書を発行できます。
このプラグインは納品書だけでなく、請求書・領収書も同じ仕組みでまとめて自動発行できます。
3種類の書類を個別に用意する必要がなく、注文ごとに必要な書類をまとめて自動発行できるため、法人取引や食品ECなど、帳票のやり取りが多いショップほど効果を感じやすい機能です。
詳しい機能やご利用方法は、商品ページをご覧ください。
→ 領収書・納品書・請求書自動作成 for WooCommerce の詳細はこちら
よくある質問
Q. WooCommerceの標準機能だけで納品書は作れますか?
いいえ、WooCommerce本体には納品書をPDFなどの形式で自動生成する機能はありません。手作業で作成するか、機能を追加する必要があります。
Q. 納品書と請求書は分けて発行する必要がありますか?
役割が異なるため、基本的には分けて発行します。ただし、後払いではなく前払い(クレジットカード決済など)のショップでは、請求書を発行せず納品書のみで運用しているケースも多くあります。
Q. インボイス制度に対応した書類も作成できますか?
プラグインによって対応状況は異なります。導入前に、適格請求書番号や税率の自動出力に対応しているか確認することをおすすめします。
Q. 領収書・請求書も同時に自動化できますか?
プラグインによっては、納品書・請求書・領収書を同じ仕組みでまとめて自動発行できるものもあります。書類ごとに別々のツールを用意する手間がなくなります。